UX für interne Anwendungen – Nutzen und Tipps

Nicht nur eure Kunden von außen bevorzugen eine gute UX und Usability. Auch interne Anwendungen und Software benötigen eine gute UX und Usability. Gerade bei neuer Software ist dies wichtig für eine genügend hohe Akzeptanz. Auch keine eine gute UX und gute Usability für eine enorme Kostenersparnis sorgen.

Probleme mit UX bei internen Anwendungen

Du kennst das sicherlich auch. Wenn Prozesse intern geändert werden sollen oder neue Software eingeführt wird, gibt es immer auch die Stimmen die dagegen sprechen. Sätze wie: „Wir haben das immer schon so gemacht.“ oder „Das haben wir schon versucht, das klappt nicht.“ usw. Es ist immer auch ein Prozess bei dem du deine Kollegen und Mitarbeiter mitnehmen musst. Nur so kannst du unliebsamen Diskussionen etwas aus dem Weg gehen und ein Produkt schaffen, dass wirklich weiter hilft.

Aber nicht nur die Akzeptanz bei den Mitarbeitern ist oftmals ein Problem, sondern auch das Verständnis im Management und der Belegschaft, dass wirklich etwas neues angeschafft werden muss. Entwicklung ist immer auch mit Kosten verbunden. Diese können sich mittel und langfristig definitiv auszahlen, dennoch besteht ein enormes Risiko. Sollte dein Produkt nicht die wirklichen Probleme lösen, dann ist niemanden geholfen. Wie so etwas im Extremfall enden kann, kannst du hier nachlesen: spiegel.de

Argumente für UX bei internen Anwendungen

Um eine Akzeptanz auch für deine Disziplin und UX für das Projekt zu schaffen, benötigst du schlagkräftige Argumente. Die Argumente sind an dieser Stelle die gleichen, die allgemein für UX gelten.

Kostenersparnis

Mittel- und langfristig spart UX Geld. Meist wird die Anfangsaufwand etwas höher, aber wenn deine Firma dadurch am Ende sehr viel Geld spart, ist es das Wert. Durch eine gute UX kannst du es erreichen, dass:

1. Workarounds zum Beispiel mit Excel Tabellen der Vergangenheit angehören.
2. Prozesse effektiv und effizient gestaltet werden und deine Software genau diese Prozesse unterstützt.
3. Die Mitarbeiter keine oder nur eine kleine Schulung benötigen um die Software adäquat bedienen zu können.
4. Du Fehlentwicklungen vermeidest, da du das Produkt iterativ bei deinen Anwendern testen kannst.

UX und agiles Vorgehen

Gerade bei internen Anwendungen sind agile Projekte zu bevorzugen, da du deine Kunden direkt vor Ort hast und regelmäßig Feedback erwarten kannst. UX und agiles Vorgehen können dabei sehr gut Hand in Hand gehen und so das Produkt nach vorne bringen. Deine Kollegen werden dir dieses iterative Vorgehen danken. Nutze den gesamten User Centered Design Prozess, um eine optimale UX für deine Kollegen zu schaffen.

Vorteile von UX bei internen Anwendungen

Gerade bei internen Anwendungen sollte es einfacher sein, den gesamten UCD – Prozess durchzuführen. Deine Kollegen sind vor Ort und arbeiten jeden Tag an den bestehenden Prozessen mit der bestehenden Software. Bei den Nutzerbedürfnissen gehe auf deine Kollegen zu und frage vor allem nach den derzeitigen Workarounds, was am Prozess falsch läuft und was dazu führt, dass deine Kollegen mehr Arbeit machen müssen. Wann genau kommen sie an den Punkt, bei denen sie Fehler machen oder zumindest fluchen. All dies sind Indikatoren für Verbesserungen und Optimierungen.

Auch das Usaiblity Testing sollte einfacher sein. Da das Recruiting intern stattfinden kann, solltest du normalerweise keine Probleme haben Probanden zu finden. Spreche dies allerdings mit deiner Projektleitung ab. Ab und an kann dies zu Problemen zwischen Abteilungen führen. Frage wie du da am Besten vorgehen kannst.

Feedback im Review

Das Review, welches nach SCRUM nach jedem Sprint stattfindet, kannst du auch als Feedbackrunde nutzen. Gerade wenn dein System schon live im Einsatz ist, kannst du hier wertvolles Feedback erhalten. Lade deine Kollegen außerhalb deines Projekts ein, daran teilzunehmen. Diese nutzen das System regelmäßig und können dir und deinem Team genau sagen, wann es in die falsche Richtung geht. Nimm dieses Feedback wohlwollend auf und überlege mit deinem Team oder auch dem Feedbackgeber, wie sich dieses Problem ggfs. lösen lässt.

Dokumentation und Prozesse

Selbst wenn du es schaffst eine tolle Usability in deiner Software unterzubringen, ist es enorm wichtig, dass du alles dokumentierst. Dokumentiere den Prozess, welchen du optimiert hast und zeige auf, welche Probleme davor bestanden haben und wie du diese gelöst hast. Zeige, dass kein wichtiger Prozessschritt verloren gegangen ist. Dokumentiere all dies anschaulich, so dass jeder Kollege sehen kann, dass auch seine Meinung mit in das Produkt eingeflossen ist. Auch um ggfs. Lücken zu entdecken ist es wichtig, dass der Prozess detailliert dokumentiert ist. Allerdings ist eine solche Dokumentation oft auch wichtig, um dich ‚politisch‘ abzusichern.

Wenn deine Software fertig ist, baue mit deinem Team kurzfristig eine First-Level Support auf. Auch kannst du zu mehreren Terminen einladen um eine kurze Schulung zu geben. Denke immer daran, deine Kollegen waren vielleicht jahrelang etwas anderes gewohnt. Schule sie kurz, auch wenn dies nicht unbedingt notwendig ist. Deine Kollegen werden es dir danken. Auch solltest du und dein Team kommunizieren, dass es eine Art Support gibt, damit deine Kollegen sich an das Team oder an dich wenden können, falls etwas noch nicht so funktioniert wie vorab gedacht.

Fazit

UX für interne Anwendungen ist prinzipiell sehr ähnlich wie gegenüber deinen Kunden. Beachte, dass du deine Kollegen stark in den Prozess involvierst, um so auch die Akzeptanz für dein Produkt und deine Änderungen zu erzeugen. Biete im Nachhinein ein Support und eine kleine Einführung an, dies werden dir deine Kollegen danken. Denke immer daran, die optimierten Prozesse detailliert zu dokumentieren und diese transparent darzustellen.